1. Realizar matrícula de aluno regular (alunos antigos)

1.1 Atualizar dados no sistema Janus
Responsável: Aluno
Descrição: Se necessário, o aluno deve atualizar seus dados no sistema Janus e junto à secretaria.

1.2 Consultar período de matrícula e as disciplinas oferecidas
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno receberá um e-mail automático do sistema Janus informando o período de matrícula. A informação também pode ser consultada no sistema Janus em: “Acesso ao público” > “Período de matrícula”. As disciplinas oferecidas também estarão disponíveis no site e no sistema Janus.

1.3 Realizar pré-matrícula
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve realizar sua pré-matrícula em disciplina ou realizar a matrícula de acompanhamento no sistema Janus, dentro do período indicado.

1.3.1 Realizar matricula de acompanhamento
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno regular deve realizar a matrícula de acompanhamento no sistema Janus quando não for cursar disciplinas:
“Matrícula” > “Solicitação de matricula de acompanhamento” > Selecionar “solicitar” na coluna de “Pedido” > “Confirmar”.
Obs.: se o aluno deixar de fazer uma matrícula de acompanhamento dentro do prazo, ele terá de providenciar, com a máxima urgência, um requerimento (via sistema Janus) solicitando matrícula fora do prazo. Caso o aluno não se matricule em dois semestres consecutivos, o Janus entende que ele desistiu da pós-graduação e o desligará do programa.

1.3.2 Realizar matrícula em disciplina
Responsável: Aluno
Descrição: Para realizar matricula em disciplinas, o aluno regular deve acessar o sistema Janus: “Matrícula” > “pré-matrícula” > Responder o questionário de atualização de bolsas > “Finalizar e voltar para matrícula” > Localizar a disciplina que pretende cursar > Selecionar “sim” na coluna “Incluir” > “Confirma”.
Obs.: se o aluno deixar de fazer uma matrícula em disciplina dentro do prazo, ele terá de providenciar, com a máxima urgência, um requerimento (via sistema Janus) solicitando matrícula fora do prazo. Caso o aluno não se matricule em dois semestres consecutivos, o Janus entende que ele desistiu da pós-graduação e o desligará do programa.

1.4 Avalizar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e avalizar ou não os alunos regulares matriculados.

1.5 Aceitar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o Sistema Janus e aceitar ou não os alunos que efetuaram a matricula de acompanhamento.

1.6 Deferir a matrícula
Responsável: Ministrante da disciplina
Descrição: O professor ministrante da disciplina tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e deferir ou não as matrículas efetuadas por alunos regulares e especiais.

1.7 Conferir resultado
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve acessar o sistema Janus, após o termino do prazo, para consultar se sua matrícula foi deferida.

2. Realizar matrícula de aluno regular (alunos novos – 1ª matrícula)

2.1 Divulgar período de matrícula e documentos necessários no site
Responsável: Coordenação do PPG / Secretaria
Referência: RR010 | Documentos matrícula
Descrição: A Coordenação do Programa deve definir o período de matrícula, de acordo com os prazos da USP e as instruções da CPG. A secretaria divulgará o período e os documentos necessários para a matrícula (RR010) no site da pós-graduação e nos e-mails dos alunos.
Obs.: Os alunos que já possuem acesso ao sistema Janus podem consultar o período de matrícula em: “Acesso ao público” > “Período de matrícula”.

2.2 Entregar a documentação exigida
Responsável: Aluno regular (1ª matricula)
Referência: RR010 | Documentos matrícula
Descrição: O aluno deve providenciar a documentação exigida na RR010 e entregá-la na secretaria para que seja realizada sua primeira matrícula.

2.3 Realizar primeira matrícula no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Referência: IT061 | Realizar matrícula no Janus
Descrição: Para matricular alunos regulares (1ª matricula) a secretaria deverá seguir a IT061.

2.4 Avalizar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e avalizar ou não os alunos regulares matriculados.

2.5 Aceitar a matrícula
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o Sistema Janus e aceitar ou não os alunos que efetuaram a matricula de acompanhamento.

2.6 Deferir a matrícula
Responsável: Professor
Descrição: O professor tem um prazo, definido no calendário da pós-graduação, para acessar o sistema Janus e deferir ou não as matrículas efetuadas por alunos regulares e especiais.

2.7 Conferir resultado
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve acessar o sistema Janus, após o termino do prazo, para consultar se sua matrícula foi deferida.

2.8 Criar e-mail USP
Responsável: Aluno
Descrição: Para criar um e-mail USP o aluno deve acessar o endereço  https://servicos.sti.usp.br/listas/alunos/  e seguir as instruções do site.

3. Realizar matrícula de aluno especial

3.1 Divulgar período de matrícula e documentos necessários no site
Responsável: Coordenação do PPG / Secretaria
Referência: RR010 | Documentos matrícula
Descrição: A Coordenação do Programa deve definir o período de matrícula, de acordo com os prazos da USP e as instruções da CPG. A secretaria deverá divulgar o período e os documentos necessários para a matrícula (RR010) no site da pós-graduação.

3.2 Preencher formulário de interesse em cursar a disciplina como aluno especial
Responsável: Interessado
Referência: formulário online
Descrição: O interessado deve preencher o formulário online, que será disponibilizado na página da internet do Programa no período estipulado pela coordenação do programa (consultar a secretaria ou o site da pós-graduação).

3.3 Receber os formulários
Responsável: Secretaria
Referência: formulário online
Descrição: A secretaria será responsável por receber e arquivar os formulários, e os documentos anexados.

3.4 Encaminhar os formulários aos docentes
Responsável: Secretaria
Descrição: Após o encerramento do período de inscrição, a secretaria deve encaminhar os formulários para os docentes ministrantes das disciplinas.

3.5 Analisar o formulário e aceitar ou não o interessado como aluno especial
Responsável: Ministrante da disciplina
Descrição: As vagas para alunos especiais são limitadas. Caberá ao ministrante da disciplina analisar o formulário e aceitar ou não as matrículas dos interessados. Dentro do prazo estipulado pela coordenação do programa, o ministrante deve informar a secretaria quais serão os candidatos aceitos como alunos especiais e deve devolver os formulários destes candidatos.

3.6 Divulgar os nomes dos interessados aceitos para cursar a disciplina.
Responsável: Secretaria
Descrição: Cabe a secretaria divulgar os nomes dos interessados aceitos para cursar as disciplinas como alunos especiais. A divulgação será feita no site da Pós-Graduação.

3.7 Entregar a documentação para matrícula
Responsável: Aluno especial
Referência: RR010 | Documentos matrícula
Descrição: O aluno especial deve providenciar a documentação exigida na RR010 e entregá-la na secretaria para que seja realizada sua primeira matrícula.

3.8 Matricular aluno especial
Responsável: Secretaria
Referência: IT062 | Matricular alunos especiais
Descrição: Para matricular os alunos especiais, a secretaria deverá seguir a IT062

4. Realizar matrícula aluno fora do prazo

4.1 Solicitar matrícula fora do prazo
Responsável: Aluno
Referência: Sistema Janus
Descrição: O aluno que perder o prazo para realizar matrícula deve enviar um requerimento via sistema Janus. Acessar a opção “Requerimento“, no menu lateral > Selecionar em “Tipo de solicitação” a opção: “Outros requerimentos” > Indicar no campo “descrição/justificativa” que deseja realizar matrícula fora de prazo > Inserir uma justificativa para o pedido.
ATENÇÃO: Indicar na “descrição/justificativa” se o requerimento é referente à matrícula de acompanhamento fora de prazo ou se é matrícula em disciplina fora de prazo. Caso seja em disciplina, é obrigatório indicar a sigla e o nome da disciplina.
Requerimentos com informações incompletas ou divergentes serão devolvidos para correção ou cancelados para elaboração de um novo requerimento (com as devidas informações).

4.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

4.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo aluno e aprovar ou não.

4.4 Inserir a matrícula no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: Para realizar a matrícula fora do prazo a secretaria deve acessar o sistema Janus: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Matrícula regular” > Inserir a data da matrícula (ocorrência da inserção) > Inserir data do pedido do aluno > Inserir a data da aprovação pela CCP> Inserir a justificativa alegada pelo aluno > “Incluir”.
Observação: Este procedimento serve tanto para matrículas de acompanhamento, como disciplinas fora do prazo.

5. Realizar nova matrícula

5.1 Solicitar nova matrícula
Responsável: Aluno
Referência: Regimento pós graduação USP (vigente)
Descrição: O aluno desligado sem a conclusão do Mestrado ou do Doutorado e que for aprovado em novo processo seletivo terá seu reingresso considerado como nova matrícula. Para solicitar a nova matrícula, o aluno deve providenciar e entregar para a secretaria do PPG os documentos descritos na seção “Da Nova Matrícula”, do Regimento.  O interessado, cuja solicitação for aprovada pela CCP e pela CPG da EESC, será considerado aluno novo.

5.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

5.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo aluno e aprovar ou não.

5.4 Inserir a nova matrícula no sistema Janus
Responsável: CCP
Descrição: A secretaria deverá arquivar os documentos, acessar o sistema Janus e seguir os passos: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Ocorrências” >inserir nº USP ou nome do aluno” > “Busca rápida” > selecionar o aluno > selecionar em “ocorrência” “nova matrícula” > “incluir nova ocorrência”.

6. Cancelar matrícula em disciplina

6.1 Consultar prazo para cancelamento da matrícula
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno interessado em cancelar sua matrícula em alguma disciplina deve informar-se sobre o prazo permitido para o cancelamento.

6.2 Realizar cancelamento de matrícula
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno regular deve acessar o sistema Janus e realizar o cancelamento de matrícula em disciplina.
Obs.: O pedido de cancelamento deverá ser avalizado pelo orientador do aluno, via sistema Janus.
Já o aluno especial deve enviar um e-mail para a secretaria do PPG solicitando o cancelamento da matrícula. A secretaria deverá cancelar a disciplina do aluno no sistema Janus da seguinte maneira: “Disciplina” > “Matricula conceito e frequência” > inserir sigla da disciplina> “Buscar turma e listar alunos” > turma “não” / conceito “deixar em branco” > “Salvar consolidação” > procurar nome do aluno na lista abaixo > selecionar ”cancelada” na coluna Matrícula > turma “sim” conceito “deixar em branco” > ”Salvar consolidação”.

Realizar a matrícula do aluno no programa de pós-graduação, bem como sua matricula nas matérias oferecidas pelo programa.

1. Realizar inscrição

1.1 Consultar regulamento/normas e regulamentos vigente
Responsável: Aluno
Referência: Regulamento vigente
Descrição: O aluno deverá consultar o regulamento vigente conforme o seu Regimento (conforme período de ingresso) para ter conhecimento das exigências para realizar o Exame de Qualificação.

1.2 Preencher formulário de inscrição
Responsável: Aluno
Referência: PA020 | Formulário de inscrição em exame de qualificação
Descrição: O aluno deverá entregar/enviar o PA020 preenchido e assinado na secretaria junto com a PA062 (disponível no item 3.3)*.
O aluno matriculado a partir do 2º semestre de 2016 deverá realizar o Exame de Qualificação no máximo em 60 dias após a inscrição.
ATENÇÃO:
(1) Para realizar a inscrição no Exame de Qualificação, o aluno deverá ter concluído os créditos mínimos exigidos para o Mestrado/Doutorado. A quantidade de crédito poderá ser consultada no “Ficha do aluno”, no sistema Janus.
(2) O aluno de Doutorado também deve entregar o comprovante de submissão de um artigo completo para congresso internacional com arbitragem ou revista com fator de impacto (JCR), em que o estudante figure como primeiro autor, juntamente com seu orientador.

1.3 Realizar inscrição no Sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve inscrever o aluno no sistema Janus: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Banca de qualificação” > inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Inserir “data de inscrição no exame” > “Incluir”.

2. Preparar exemplares

2.1 Elaborar texto
Responsável: Aluno
Referência: www.teses.usp.br/info/diretrizesfinal.pdf
Descrição: O aluno deverá preparar sua monografia de qualificação de acordo com as diretrizes (ABNT) para elaboração de dissertações e teses da USP, contida na biblioteca digital da USP .

2.2 Entregar/enviar as cópias da monografia
Responsável: Orientador / Aluno
Descrição: O aluno ou o orientador ficará responsável pela/o entrega/envio da monografia para os membros da comissão examinadora.

3. Definir data e sugerir banca para o exame de qualificação

3.1 Definir a data e sugerir banca examinadora
Responsável: Orientador
Descrição: O orientador deverá definir a data do exame de qualificação e sugerir os membros para a comissão examinadora que deve ser composta de três membros, com titulação mínima de doutor, sendo um dos membros o próprio orientador (ou um presidente da banca designado, em caso de impossibilidade do orientador).
Obs.: O orientador pode solicitar ao aluno que verifique com a secretaria se os membros externos (que se pretende convidar) possuem cadastro no Programa.

3.2 Cadastrar membro externo
Responsável: Secretaria/orientador/aluno
Referência: PA016 | Cadastro membro externo
Descrição: Em caso de membros que não possuem cadastro no programa, a secretaria deverá solicitar ao orientador ou ao aluno o PA016 com os dados desse membro.

3.3 Formalizar banca examinadora
Responsável: Aluno/orientador
Referência: PA062 | Formulário qualificação
Descrição: O aluno e seu orientador deverão preencher o PA062.
ATENÇÃO: Este documento deve ser entregue no ato da inscrição.
*A forma de participação (presencial ou remota) de cada membro precisa ser indicada no próprio formulário (na frente do nome de cada membro).
**Não é necessário indicar membros suplentes para o Exame de Qualificação.

3.4 Aprovar banca
Responsável: CCP
Descrição: A secretaria deverá inserir a sugestão da banca na pauta da próxima reunião da CCP para que seja aprovada ou não. Caberá a CCP aprovar ou não a banca. A banca poderá ser aprovada por ad referendum, caso necessário.

4. Preparar e encaminhar documentação para a SVPosGr
Responsável: Secretaria
Referência: https://ppgdocs.eesc.usp.br/
Descrição: A secretaria deverá conferir se o aluno entregou todos os documentos e, após aprovação da banca, deverá enviar à SVPosGr a indicação da banca (fazer ofício pelo PPGDocs)

5. Cadastrar banca de Qualificação no Sistema Janus
Responsável: SVPosGr da EESC
Descrição: Após receber os documentos o SVPosGr deverá cadastrar a qualificação no sistema Janus.

6. Preparar qualificação

6.1 Confirmar banca de qualificação no Sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve confirmar a banca de qualificação no Sistema Janus: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Banca de qualificação” > inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Inserir “data de inscrição no exame” > “Salvar”

6.2 Preparar certificados
Responsável: Secretaria
Referência: https://ppgdocs.eesc.usp.br/
Descrição: Com antecedência, a secretaria deverá preparar os certificados de participação da qualificação. No dia do exame de qualificação a secretaria deverá imprimir o relatório prévio para os membros da banca avaliarem o trabalho. Para impressão deste relatório deverão ser seguidos os seguintes passos: Janus > “aluno regular” > “curso do aluno” > “banca de qualificação” . inserir a “data do exame” > “Salvar”. Depois deverá clicar na opção “relatório e certificado de qualificação” (embaixo de “banca de qualificação”) > inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > “relatório prévio” > inserir data de qualificação > “Mostrar” > confirmar a participação dos membros da banca > “Salvar” > Imprimir.

7. Realizar Qualificação

7.1 Apresentar o trabalho
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve apresentar o trabalho para a banca em um prazo de até 60 dias após a inscrição.

7.2 Aprovar ou reprovar trabalho
Responsável: Banca
Referências: Regulamento vigente
Descrição: Após a apresentação do trabalho a banca deve aprovar ou reprovar a qualificação, assinando o relatório de qualificação com o veredicto. No caso de o exame de qualificação ser realizado por vídeo conferência o presidente da banca deve assinar pelo membro que participou remotamente. Além disso, no caso de o aluno ser reprovado, ele poderá apresentar seu trabalho novamente. O aluno reprovado e seu orientador deverão consultar o regulamento vigente para o aluno para saber as condições e prazo para realização de um novo exame.

8. Cadastrar resultado no Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: Ao término do Exame de Qualificação, o orientador deverá devolver o relatório de qualificação devidamente preenchido e assinado pelos membros da comissão examinadora para a secretaria. A secretaria deverá salvar o resultado no sistema Janus seguindo os passos: “Aluno regular” > “Curso do aluno” > Banca de qualificação” > Inserir o nome do aluno no campo de pesquisa > “busca rápida” > Inserir a data do exame > “Salvar” > Selecionar nos campos da avaliação, em frente ao nome dos membros da banca, o resultado > “salvar”.

9. Enviar relatório ao SVPosGr
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá carimbar (carimbo de homologação e do coordenador do Programa) o relatório prévio de qualificação, coletar a assinatura do coordenador e enviar o documento para o SVPGr. O SVPosGr deve realizar a homologação do exame.

10. Enviar certificado para membro externo
Responsável: Secretaria
Descrição: Em caso de participação remota de membro externo, s secretaria deverá enviar o certificado de participação por e-mail ao membro.

Informar sobre as atividades e documentos necessários para ser efetuada a qualificação.

DEPÓSITO DIGITAL (opcional para alunos matriculados até 15/03/2022 e OBRIGATÓRIO para alunos matriculados a partir de 16/03/2022)

1. Elaborar tese ou defesa
Responsável: Aluno
Referência: Diretrizes
Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: O(A) aluno(a) deverá preparar sua dissertação/tese de acordo com as diretrizes utilizadas pela USP para confecção de teses e dissertações e atender as exigências e regras do regulamento do Programa (CCP).
ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, ficou estabelecido pela Biblioteca Central da EESC e pelo Serviço de Pós-Graduação da EESC que a folha de rosto e a ficha catalográfica devem estar no mesmo idioma da tese/dissertação, ou seja, em inglês.
Lembrando que além do “abstract“, o aluno deverá fazer o resumo que deverá estar todo em português, incluindo o título.

2. Elaborar ficha catalográfica
Responsável: Aluno
Referência: https://sistemas-biblioteca.eesc.usp.br/fichacatalografica/
Descrição: O(A) aluno(a) deverá elaborar a ficha catalográfica pelo site da Biblioteca da EESC (há um tutorial de ajuda na página) ou solicitar a elaboração da mesma na própria Biblioteca da EESC.
ATENÇÃO: No caso em que a dissertação/tese for redigida e defendida em inglês, a ficha catalográfica deverá ser em inglês.
A ficha deverá ser inserida no arquivo PDF da dissertação/tese, conforme consta nas diretrizes utilizadas pela USP para confecção de teses e dissertações.

3. Realizar o depósito
Responsável: Aluno
Referência: PA021 | Formulário defesa
Carta de encaminhamento/anuência*
Regimento Geral de Pós-Graduação da USP
Regulamento do Programa (CCP)
Check List CPG _ Depósito Digital
Informacoes Importantes -Deposito Digital
PA016 | Cadastro membro externo
Descrição: O depósito deverá ser realizado pelo(a) aluno(a) via sistema Janus, na opção do “Aluno Regular” > “Depósito” do menu lateral.
As devidas orientações para realização do depósito estão descritas nos documentos “Check List CPG _ Depósito Digital” e “Informacoes Importantes -Deposito Digital”. Também foi compartilhado, por e-mail, com todos alunos e docentes do PPG-SEP, um vídeo de “treinamento” referente ao depósito digital.
Obs.: Para os alunos ingressantes, o vídeo será enviado pela secretaria, por e-mail.

ATENÇÃO: (1) *A carta de encaminhamento do exemplar deve ser solicitada pelo(a) aluno(a) para a secretaria.Para isso, no mínimo 7 dias de antecedência da data prevista para o depósito, deverá enviar um e-mail para: posgraduacao.producao@eesc.usp.br solicitando o documento e informando o título definitivo de sua dissertação/tese.

(2) Para o depósito é obrigatório anexar os seguintes documentos: (i) PA021 | Formulário defesa, devidamente preenchido e assinado pelo(a) orientador(a), em “sugestão de comissão julgadora feito pelo orientador (PDF); (ii) carta de encaminhamento/anuência*, devidamente assinada pelo(a) orientador(a), em “anuência de depósito pelo orientador (PDF)”; e (iii) comprovante de submissão de artigo com JCR, sendo o(a) aluno(a) o primeiro(a) autor(a), junto com seu(sua) orientador(a) em “comprovante de submissão”

Obs.: O orientador pode solicitar ao aluno que verifique com a secretaria se os membros externos (que se pretende convidar) possuem cadastro no Programa. Caso não possuam, o orientador ou o aluno deverão solicitar aos membros que preencham o PA016 e o envio para o e-mail do Programa (posgraduacao.producao@eesc.usp.br).

4. Conferir e validar o depósito
Responsável: Secretaria do PPG / Serviço de Pós-Graduação (SVPosGr) da EESC
Referência: Diretrizes
Regimento Geral de Pós-Graduação da USP
Regulamento do Programa (CCP)
Regimento da CPG
Check List CPG _ Depósito Digital
Informacoes Importantes -Deposito Digital
PA021 | Formulário defesa
Carta de encaminhamento/anuência
Descrição: Assim que o depósito for submetido pelo(a) aluno(a), a secretaria do PPG receberá um e-mail de notificação da realização do depósito. A secretaria deverá acessar o sistema Janus, conferir as informações e arquivos inseridos pelo(a) aluno(a). Caso esteja tudo certo, no campo “Verificação da documentação” > “Avaliação”, a secretaria deverá selecionar a opção “correta” e logo em seguida em “Salvar”. Caso a secretaria identifique algum erro deverá selecionar a opção “Incorreta” e inserir no campo “Observação” a correção a ser realizada.
No caso de documentação “correta”: o depósito será encaminhado para a CPG realizar a homologação ou não, após nova conferência.
No caso de documentação “incorreta”: o depósito será invalidado, o(a) aluno(a) receberá um e-mail de notificação e deverá realizar novo depósito.

5. Definir e aprovar banca de defesa

5.1 Inserir sugestão de banca na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a sugestão de banca anexada/entregue no momento do depósito (PA021), na pauta da reunião da CCP. Em casos excepcionais, a sugestão da banca (para a CPG) poderá ser “ad-referendum” da CCP (apenas em caso de a data da reunião ultrapassar o prazo do aluno e desde que haja uma justificativa).

5.2 Sugerir uma banca para a CPG
Responsável: CCP
Descrição: Caberá à CCP sugerir uma composição de banca (membros titulares e os suplentes) para a CPG, ouvida ou não a sugestão do orientador.

5.3 Encaminhar banca sugerida pela CCP para a CPG
Responsável: Secretaria
Referência: Sistema PPGDocs
Descrição: A secretaria deverá preencher, no PPGDocs da EESC, o ofício de encaminhamento de banca, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar tais documentos para a CPG.
Obs.: Apenas os funcionários habilitados pelo SVPosGr têm acesso ao PPGDocs.

5.4 Aprovar banca
Responsável: CPG
Descrição: Caberá a CPG aprovar ou não a banca sugerida pela CCP. Caso aprovada, o SVPGr enviará à secretaria, por e-mail, a folha de julgamento.

5.5 Solicitar defesa remota
Responsável: Secretaria/Orientador/Aluno
Referência: Sistema PPGDocs
Descrição: A secretaria deverá ser informada caso haja a necessidade de algum docente participar remotamente. A forma de participação de cada membro deverá ser indicada no ofício de indicação de banca, na frente do nome de cada membro (inserir a informação no campo “Observação” no PPGDocs).

6. Enviar ficha de cadastramento à Tesouraria da EESC
Responsável: Secretaria
Referência: PA027 | Mail padrão: pagadoria;
PA016 | Cadastro membro externo.
Descrição: Em caso de membros da banca que não possuíam cadastro, a secretaria deve enviar o PA016 para a Tesouraria da EESC conforme o PA027. Além disso, deverá arquivá-lo em formato Word, com o nome do docente.

7. Entregar os exemplares para os membros da banca
Responsável: Orientador/Aluno/Secretaria
Descrição: O envio (arquivo PDF) dos exemplares será de responsabilidade do(a) aluno(a) e/ou do(a) orientador(a) ou poderá ser designado à secretaria (com a devida antecedência).
Caso seja de interesse do aluno e do orientador que o envio seja realizado pela secretaria, no dia da realização do depósito, uma solicitação (referente ao envio) deverá ser enviado para o e-mail: posgraduacao.producao@eesc.usp.br. Nesse e-mail além da solicitação deverão constar os e-mails/contatos de cada um dos membros sugeridos no formulário de defesa (PA021).

8. Providenciar verba banca

8.1 Providenciar auxílio para membros externos
Responsável: Secretaria/orientador/aluno
Descrição: Caso necessário, e mediante autorização do orientador do aluno e da coordenação da CCP, poderá ser pago auxílio para algum membro externo. O pedido deverá ser enviado pelo orientador, via preenchimento do GoogleForms específico para solicitação do recurso CAPES AUXPE (orientações já envidas por e-mail para os docentes), pelo menos, 20 dias antes da defesa.

8.2 Comunicar a Tesouraria da EESC sobre a realização da banca
Responsável: Serviço de Pós-Graduação da EESC (SVPosGr)
Descrição: O SVPosGr deverá enviar um ofício para a Tesouraria comunicando a realização da banca com os nomes dos membros.

8.3 Preparar o pagamento de honorário para todos os membros
Responsável: Tesouraria da EESC
Descrição: A Tesouraria da EESC recebe os editais das bancas a serem realizadas na EESC e prepara os devidos recibos de honorários. Para os membros da USP (exceto internos), o pagamento será realizado diretamente em folha de pagamento. Para os membros externos a Tesouraria preparará um recibo a ser assinado pelos respectivos membros. No caso de algum membro participar de forma remota, a Tesouraria enviará o recibo para a secretaria.

8.4 Encaminhar o recibo para o membro que participará remotamente
Responsável: Secretaria/Tesouraria
Descrição: A secretaria receberá, por e-mail, o recibo da Tesouraria para que seja encaminhado ao membro externo. O membro precisará assinar o recibo físico) e enviá-lo para a secretaria, por correio* ou a secretaria poderá enviar o recibo para que o membro assine via sistema USPAssina. Caso ainda não tenha recebido o recibo assinado, será necessário entrar em contado com o membro externo e verificar o andamento.
*Excepcionalmente, durante a pandemia o envio está podendo ser de forma digital

9. Entregar exemplar para membros da banca
Responsável: Secretaria
Referência: PA067 | Convite participação defesa
Descrição: A secretaria deverá entregar o exemplar junto com o PA067 para os membros titulares da banca da seguinte maneira:

• Membros internos: O exemplar deve ser colocado no escaninho referente
• Membros externos: Enviar via correio (SEDEX)

10. Preparar Defesa

10.1 Reservar sala
Responsável: Secretaria/aluno
Descrição: A secretaria ficará responsável por agendar a sala de defesa (ou qualquer outra sala do Departamento) para o aluno. Caso haja interesse em alguma sala externa (ex. da Biblioteca da EESC ou no E1) a reserva será de responsabilidade do aluno.

10.2 Confirmar banca de defesa
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deverá acessar o sistema Janus e confirmar os integrantes da banca examinadora da defesa seguindo: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa” > inserir o numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Na área de “Banca de defesa de Tese/defesa” inserir a data e o local da defesa > “Salvar” > Na área de “Componentes da comissão Julgadora” selecionar os docentes que irão participar da defesa > “Salvar Banca”. Na área “Parecer da Comissão” inserir o número USP do funcionário responsável pelo relatório de defesa . “Buscar” > “Salvar”.

10.3 Imprimir e enviar documentos
Responsável: Secretaria
Referência: Sistema Janus / Sistema PPGDocs
Descrição: A secretaria deverá imprimir e enviar/entregar para o presidente da banca (ou presidente designado) os seguintes documentos:

• Folha de julgamento (enviada por e-mail pelo SVPosGr).
• Ata de defesa (gerar no sistema Janus)
• Recibos de honorários (para os membros externos presentes)
• Certificado de participação em comissão julgadora (gerar no PPGDocs)
• Ficha de Avaliação da CAPES

Para imprimir o ata de defesa será necessário acessar o sistema Janus “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Relatório e certificado de defesa” > Inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > “Relatório prévio” > Inserir data da defesa > “Mostrar” > Imprimir

10.4 Gerenciar Quadro de Horários e agendas
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá atualizar o controle (interno – Google Planilhas) de defesas e EQs. Além disso, deverá atualizar a agenda Google do Pós-Graduação com as devidas informações referentes à defesa.

11. Realizar defesa

11.1 Apresentar trabalho para a banca
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve apresentar seu trabalho para a banca.

11.2 Avaliar trabalho, preencher e assinar os devidos documentos referentes à defesa
Responsável: Banca / Orientador
Descrição: Cada membro da banca deverá assinar a folha de julgamento, indicar o resultado (APROVADO ou REPROVADO) e assinar a ata de defesa, e preencher, junto o orientador, e assinar a ficha de avaliação da CAPES. Caberá ao membro externo conferir e assinar seu recibo de honorário.
ATENÇÃO: No caso de haver membro externo participando de forma remota, o orientador deve assinar e preencher os documentos em seu lugar.

11.3 Entregar documentos
Responsável: Orientador (ou presidente designado)
Descrição: Caberá ao orientador  (ou presidente designado) conferir os documentos e entregá-los na secretaria assim que a defesa acabar.

11.4 Inserir resultado da defesa no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir o resultado no Janus, no dia da defesa: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa”> inserir o numero USP ou nome do aluno que efetuou a defesa > “Busca rápida” > Preencher a data de defesa e o local (que estão destacados em vermelho na imagem) > “salvar” (destacado em amarelo na imagem) > selecionar na caixa de dialogo da coluna “avaliação” (destacado em vermelho na imagem) “aprovado”, para os docentes titulares > “Salvar banca” (destacado em amarelo na imagem).

11.5 Enviar documento para CPG
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá enviar a ata de defesa e a folha de julgamento preenchidas para a CPG.

11.6 Enviar recibo de honorário para a Tesouraria
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá enviar o recibo de honorário assinado para a Tesouraria da EESC.

11.7 Enviar certificado para membro externo
Responsável: Secretaria
Descrição: Em caso de participação de membro externo por videoconferência, a secretaria deverá enviar o certificado de participação da banca por e-mail

11.8 Salvar Documentos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá escanear e salvar todos os documentos na pasta de defesa do aluno

12. Homologar título
Responsável: CPG
Descrição: Caberá à CPG realizar a homologação do resultado da defesa e conferir (ou não) o título ao aluno

13.Entregar exemplar definitivo
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve entregar na secretaria o exemplar definitvo, conforme descrito na RR009. No ato da entrega a secretaria deverá conferir o exemplar e fazer o devido encaminhamento (para correção por parte do aluno, caso haja algum erro ou para o SVPosGr, caso esteja tudo certo).

DEPÓSITO FÍSICO (possível apenas para alunos matriculados até 15/03/2022)

1. Preparar exemplares

1.1 Elaborar tese ou defesa
Responsável: Aluno
Referência: Diretrizes
Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: O aluno deverá preparar sua dissertação/tese de acordo com as diretrizes utilizadas pela USP para confecção de teses e dissertações e atender as exigências e regras do regulamento do Programa (CCP).
ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, ficou estabelecido pela Biblioteca Central da EESC e pelo Serviço de Pós-Graduação da EESC que a etiqueta da capa, a folha de rosto e a ficha catalográfica devem estar no mesmo idioma da tese/dissertação, ou seja, em inglês.
Lembrando que além do “abstract“, o aluno deverá fazer o resumo que deverá estar todo em português, incluindo o título.

1.2 Imprimir Exemplares
Responsável: Aluno
Descrição: A impressão dos exemplares (de defesa e definitivo) deve ser feita em frente-e-verso. Em casos excepcionais, deverá haver uma justificativa do aluno e do orientador à CPG.

1.3 Elaborar ficha catalográfica
Responsável: Aluno
Referência: https://sistemas-biblioteca.eesc.usp.br/fichacatalografica/
Descrição: O aluno deverá elaborar a ficha catalográfica pelo site da Biblioteca da EESC (há um tutorial de ajuda na página) ou solicitar a elaboração da mesma na própria Biblioteca da EESC.
ATENÇÃO: No caso em que a dissertação/tese for redigida e defendida em inglês, a ficha catalográfica deverá ser em inglês.

1.4 Solicitar encadernação
Responsável: Aluno/secretaria
Referência: PA060_modelo_etiqueta
https://sistemas.eesc.usp.br/
Descrição: O aluno deverá entrar em contato com a secretaria do Programa para informar sobre a necessidade da encadernação dos exemplares de defesa, pelo menos 7 (sete) dias antes de levá-los para encadernar no Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC. Após o aluno informar a secretaria, a secretaria deverá encaminhar a solicitação de serviço (encadernação) via Sistemas Administrativos – Escola de Engenharia de São Carlos > “Solicitação Svmanob/Marcenaria/Oficina Mecânica/Gráfica” > Novo Chamado > SVAPUBL – Serviço Gráfico (EESC). Após autorização do serviço por parte da chefia, a solicitação será encaminhada para o Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC .
Obs.: caso o aluno não atenda o prazo mínimo exigido, a secretaria não se responsabiliza pela não realização do serviço e, consequentemente, não realização do depósito.

1.5 Adquirir capa padrão da EESC
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deverá pagar pela capa padrão da EESC. A capa deve ser adquirida pelo aluno no Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC, no momento em que levar o exemplar para encadernar.

2. Sugerir Comissão julgadora (banca) e data de defesa

2.1 Sugerir membros da banca e data da defesa
Responsável: Orientador
Referência: RR007 | Composição banca
Regimento Geral de Pós-Graduação da USP
Descrição: O orientador deverá sugerir nomes de membros para a banca e a data e o horário para a defesa, conforme a RR007, atendendo às exigências do Regimento Geral de Pós-Graduação da USP (DAS COMISSÕES JULGADORAS E DO JULGAMENTO DAS DISSERTAÇÕES E TESES). Será necessário conferir junto à secretaria se os membros externos que se pretende convidar possuem cadastro no Programa.

2.2 Cadastrar membro externo
Responsável: Secretaria/membro externo/orientador
Referência: PA016 | Cadastro membro externo
Descrição: Em caso de membros que não possuam cadastro no sistema da USP, o PA016 deverá ser preenchido pelo membro externo e enviado/entregue na secretaria, com a máxima antecedência. Se houver algum erro no preenchimento do PA016, a secretaria deverá entrar em contato com o membro.

2.3 Formalizar defesa – preenchimento do formulário
Responsável: Orientador/Aluno
Referência: PA021 | Formulário defesa
Descrição: O orientador e o aluno deverão preencher o formulário e enviá-lo/entregá-lo na secretaria.
ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, neste documento o aluno deverá informar o título em inglês e em português.

2.4 Inserir na pauta da reunião
Responsável: CCP
Descrição: A secretaria deverá inserir a sugestão da banca na pauta da próxima reunião da CCP. Em casos excepcionais, a sugestão da banca (para a CPG) poderá ser “ad-referendum” da CCP apenas em caso de a data da reunião ultrapassar o prazo do aluno.

2.5 Definir a banca e encaminhá-la para a CPG
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão definir a banca (membros titulares e os suplentes).

3. Realização do depósito e entrega dos exemplares

3.1 Realizar o depósito
Responsável: Aluno
Referência: PA021 | Formulário defesa
Regimento Geral de Pós-Graduação da USP
Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: O depósito deverá ser realizado pelo(a) aluno(a) diretamente no Serviço de Pós-Graduação (SVPosGr) da Escola de Engenharia de São Carlos – USP até sua data limite regimental (sistema Janus).

No Serviço de Pós-Graduação da EESC o(a) aluno(a) deverá entregar os seguintes documentos:

• 01 exemplar impresso com ficha catalográfica, encadernado com capa padrão EESC – azul para o Mestrado e amarela para o Doutorado – e etiquetado;
• 01 exemplar da dissertação/tese (formato PDF) em CD;
• Carta de encaminhamento do exemplar assinada pelo orientador e pelo coordenador do PPG-SEP*
• Cópia do RG – não será aceito outro documento de identificação;
• Cópia do RNE atualizado (para alunos estrangeiros);
• Cópia do Histórico Escolar da Graduação;
• Cópia do Diploma de Graduação (Frente e Verso);
• Cópia da Certidão de Nascimento/ Casamento.
• Cópia do Diploma do Mestrado (no caso de aluno de Doutorado)

Na secretaria do Programa o aluno deverá entregar, no mesmo dia em que for realizar o depósito no Serviço de Pós-Graduação da EESC, APENAS os seguintes documentos:

• 01 exemplar da dissertação (formato PDF) em CD ou por e-mail;
• Formulário de defesa (PA021);
• Cópia do comprovante da submissão de pelo menos 1 artigo em periódico com JCR em que o (a) estudante figure como autor, juntamente com seu orientador.

ATENÇÃO: *Para a emissão da carta de encaminhamento do exemplar o aluno deverá enviar um e-mail para: posgraduacao.producao@eesc.usp.br, no mínimo 7 dias de antecedência da data prevista para o depósito, solicitando o documento e informando o título definitivo da dissertação/tese. Não é possível realizar o depósito sem tal documento, devidamente assinado.

3.2 Entrega dos exemplares para os membros da banca
Responsável: Orientador/Aluno/Secretaria
Descrição: A entrega dos exemplares para os membros da banca poderá ser em formato PDF ou de forma impressa (caso o membro ou orientador exija).
O envio do arquivo em formato PDF será de responsabilidade do(a) aluno(a) e/ou do(a) orientador(a) ou poderá ser designado à secretaria (com a devida antecedência). A entrega da versão impressa (se exigida) será de responsabilidade da secretaria.
Obs.: Nos casos em que os exemplares impressos forem exigidos, tais exemplares deverão ser entregues na secretaria do Programa no mesmo dia do depósito.

4. Preparar e encaminhar a documentação de defesa para CPG

4.1 Encaminhar banca (comissão julgadora) para a CPG
Responsável: Secretaria
Referência: Sistema PPGDocs
Descrição: A secretaria deverá preencher, no PPG Docs da EESC, os ofícios de encaminhamento de banca, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar tais documentos para a CPG.
Obs.: Apenas os funcionários habilitados pelo SVPosGr têm acesso ao PPGDocs

4.2 Aprovar banca
Responsável: CPG
Descrição: Caberá a CPG aprovar ou não a banca sugerida pela CCP.

4.3 Solicitar defesa remota
Responsável: Secretaria/Orientador/Aluno
Referência: Sistema PPGDocs
Descrição: A secretaria deverá ser informada caso haja a necessidade de algum docente participar remotamente. Assim que informada, a secretaria deverá preencher, no PPGDocs da EESC, o ofício de participar por videoconferência, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar o documento para o SVPosGr.

5. Enviar ficha de cadastramento à Tesouraria da EESC
Responsável: Secretaria
Referência: PA027 | Mail padrão: pagadoria;
PA016 | Cadastro membro externo.
Descrição: Em caso de membros da banca que não possuíam cadastro, a secretaria deve enviar o PA016 para a Tesouraria da EESC conforme o PA027. Além disso, deverá arquivá-lo em formato Word, com o nome do docente.

6. Aprovar defesa na CPG
Responsável: CPG
Descrição: A CPG deverá avaliar a documentação recebida e aprovar ou não a defesa. Caso aprovada a banca, o SVPGr enviará à secretaria, por e-mail, a folha de julgamento.

7. Providenciar verba banca

7.1 Providenciar auxílio para membros externos
Responsável: Secretaria/orientador/aluno
Descrição: Caso necessário, e mediante autorização do orientador do aluno e da coordenação da CCP, poderá ser pago auxílio para algum membro externo. O pedido deverá ser enviado pelo orientador, via preenchimento do GoogleForms específico para solicitação do recurso CAPES AUXPE (orientações já envidas por e-mail para os docentes), pelo menos, 20 dias antes da defesa.

7.2 Comunicar a Tesouraria da EESC sobre a realização da banca
Responsável: Serviço de Pós-Graduação da EESC (SVPosGr)
Descrição: O SVPosGr deverá enviar um ofício para a Tesouraria comunicando a realização da banca com os nomes dos membros.

7.3 Preparar o pagamento de honorário para todos os membros
Responsável: Tesouraria da EESC
Descrição: A Tesouraria da EESC recebe os editais das bancas a serem realizadas na EESC e prepara os devidos recibos de honorários. Para os membros da USP (exceto internos), o pagamento será realizado diretamente em folha de pagamento. Para os membros externos a Tesouraria preparará um recibo a ser assinado pelos respectivos membros. No caso de algum membro participar de forma remota, a Tesouraria enviará o recibo para a secretaria.

7.4 Encaminhar o recibo para o membro que participará remotamente
Responsável: Secretaria/Tesouraria
Descrição: A secretaria receberá, por e-mail, o recibo da Tesouraria para que seja encaminhado ao membro externo. O membro precisará assinar o recibo físico) e enviá-lo para a secretaria, por correio* ou a secretaria poderá enviar o recibo para que o membro assine via sistema USPAssina. Caso ainda não tenha recebido o recibo assinado, será necessário entrar em contado com o membro externo e verificar o andamento.
*Excepcionalmente, durante a pandemia o envio está podendo ser de forma digital

8. Entregar exemplar para membros da banca
Responsável: Secretaria
Referência: PA067 | Convite participação defesa
Descrição: A secretaria deverá entregar o exemplar junto com o PA067 para os membros titulares da banca da seguinte maneira:

• Membros internos: O exemplar deve ser colocado no escaninho referente
• Membros externos: Enviar via correio (SEDEX)

9. Preparar Defesa

9.1 Reservar sala
Responsável: Secretaria/aluno
Descrição: A secretaria ficará responsável por agendar a sala de defesa (ou qualquer outra sala do Departamento) para o aluno. Caso haja interesse em alguma sala externa (ex. da Biblioteca da EESC ou no E1) a reserva será de responsabilidade do aluno.

9.2 Confirmar banca de defesa
Responsável: Secretaria
Descrição: A Secretaria deverá acessar o sistema Janus e confirmar os integrantes da banca examinadora da defesa seguindo: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa” > inserir o numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Na área de “Banca de defesa de Tese/defesa” inserir a data e o local da defesa > “Salvar” > Na área de “Componentes da comissão Julgadora” selecionar os docentes que irão participar da defesa > “Salvar Banca”. Na área “Parecer da Comissão” inserir o número USP do funcionário responsável pelo relatório de defesa . “Buscar” > “Salvar”.

9.3 Imprimir e enviar documentos
Responsável: Secretaria
Referência: Sistema Janus / Sistema PPGDocs
Descrição: A secretaria deverá imprimir e enviar/entregar para o presidente da banca (ou presidente designado) os seguintes documentos:

• Folha de julgamento (enviada por e-mail pelo SVPosGr).
• Ata de defesa (gerar no sistema Janus)
• Recibos de honorários (para os membros externos presentes)
• Certificado de participação em comissão julgadora (gerar no PPGDocs)
• Ficha de Avaliação da CAPES

Para imprimir o ata de defesa será necessário acessar o sistema Janus “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Relatório e certificado de defesa” > Inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > “Relatório prévio” > Inserir data da defesa > “Mostrar” > Imprimir

9.4 Gerenciar Quadro de Horários e agendas
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá atualizar o controle (interno – Google Planilhas) de defesas e EQs. Além disso, deverá atualizar a agenda Google do Pós-Graduação com as devidas informações referentes à defesa.

10. Realizar defesa

10.1 Apresentar trabalho para a banca
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deve apresentar seu trabalho para a banca.

10.2 Avaliar trabalho, preencher e assinar os devidos documentos referentes à defesa
Responsável: Banca / Orientador
Descrição: Cada membro da banca deverá assinar a folha de julgamento, indicar o resultado (APROVADO ou REPROVADO) e assinar a ata de defesa, e preencher, junto o orientador, e assinar a ficha de avaliação da CAPES. Caberá ao membro externo conferir e assinar seu recibo de honorário.
ATENÇÃO: No caso de haver membro externo participando de forma remota, o orientador deve assinar e preencher os documentos em seu lugar.

10.3 Entregar documentos
Responsável: Orientador (ou presidente designado)
Descrição: Caberá ao orientador  (ou presidente designado) conferir os documentos e entregá-los na secretaria assim que a defesa acabar.

10.4 Inserir resultado da defesa no sistema Janus
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir o resultado no Janus, no dia da defesa: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa”> inserir o numero USP ou nome do aluno que efetuou a defesa > “Busca rápida” > Preencher a data de defesa e o local (que estão destacados em vermelho na imagem) > “salvar” (destacado em amarelo na imagem) > selecionar na caixa de dialogo da coluna “avaliação” (destacado em vermelho na imagem) “aprovado”, para os docentes titulares > “Salvar banca” (destacado em amarelo na imagem).

10.5 Enviar documento para CPG
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá enviar a ata de defesa e a folha de julgamento preenchidas para a CPG.

10.6 Enviar recibo de honorário para a Tesouraria
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá enviar o recibo de honorário assinado para a Tesouraria da EESC.

10.7 Enviar certificado para membro externo
Responsável: Secretaria
Descrição: Em caso de participação de membro externo por videoconferência, a secretaria deverá enviar o certificado de participação da banca por e-mail

10.8 Salvar Documentos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá escanear e salvar todos os documentos na pasta de defesa do aluno

11. Homologar título
Responsável: CPG
Descrição: Caberá à CPG realizar a homologação do resultado da defesa e conferir (ou não) o título ao aluno

Definir todo o procedimento necessário para alunos de pós-graduação que precisarão efetuar a defesa.

1. Corrigir o exemplar da dissertação ou tese
Responsável: Aluno/orientador
Descrição: Após a defesa, o aluno aprovado deverá corrigir o exemplar de defesa, com o auxílio de seu orientador, de acordo com as orientações/recomendações da banca.

2.Inserir a folha de julgamento com resultado
Responsável: Aluno
Descrição: Além da correção, o aluno deverá inserir a folha de julgamento com o resultado, que será enviada pela secretaria por e-mail, após a realização da defesa.

3 Entregar a secretaria
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deverá enviar, por e-mail, para a secretaria do Programa, em até 60 dias após a realização da defesa, o arquivo PDF do exemplar definitivo.
Obs.: Nessa versão deverá constar: ficha catalográfica, agradecimento à agência de fomento que financiou a pesquisa (se aluno bolsista), folha de julgamento e correções sugeridas pela banca.

4. Encaminhamento do exemplar definitivo
Responsável: Secretaria
Referências: ofício de encaminhamento de exemplar definitivo / PPG-Docs / Diretório
Descrição: A secretaria do Programa deverá acessar o sistema PPG-Doc e elaborar o ofício de encaminhamento de exemplar definitivo. O ofício e o exemplar definitivo (arquivo PDF – sem estar protegido) deverão ser enviados para o e-mail do Serviço de Pós-Graduação da EESC. A secretaria deverá salvar a versão definitiva no diretório da Pós-Graduação: “SEP-PG Biblioteca Digital – Defesas” > “DEFINITIVO”.

Procedimento de elaboração e encaminhamento do exemplar definitivo dos alunos de pós-graduação.

1. Solicitar prorrogação do prazo
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno interessado em prorrogar seu prazo, deverá apresentar à secretaria, com antecedência, um requerimento firmado pelo aluno e com parecer circunstanciado de seu orientador, dirigido à CCP, acompanhado de justificativa da solicitação e cronograma indicativo de suas atividades a serem desenvolvidas no período. Além desses documentos, os alunos do antigo regimento devem entregar uma versão preliminar da dissertação ou tese e os alunos do novo regimento devem apresentar um relatório referente ao estágio atual da Dissertação ou Tese.
O prazo solicitado não deve ser superior a cento e vinte dias.

2. Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação de prorrogação do prazo do aluno na pauta da próxima reunião da CCP. Caso a próxima reunião seja após o prazo final do aluno, o coordenador deverá aprovar ou não ad-referendum.

3. Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar os documentos apresentados pelo aluno interessado e aprovar ou não sua solicitação. Caso seja aprovado ad-referendum, também deverá ser apresentado na reunião.

4. Cadastrar no Janus
Responsável: secretaria
Descrição: Em caso de aprovação da prorrogação do prazo do aluno a secretaria deverá cadastrar no Janus: “Aluno regular” > “Ficha do aluno” > “Inserir nº USP ou nome do aluno” > “Busca Rápida” > “Ocorrências” > Em tipo de ocorrência selecionar “prorrogação” > “Incluir” > Inserir data da ocorrência > Inserir o prazo solicitado pelo aluno > Em fase do curso selecionar “conclusão” > Em manifestação da CCP e da CPG inserir a data da reunião.

Informar os procedimentos necessários, desde a solicitação até a efetivação, de uma prorrogação do prazo de um aluno de pós-graduação em engenharia de produção.

1. Consultar regulamento
Responsável: Aluno
Referência: Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: O aluno deverá consultar Regulamento do Programa para informar-se dos critérios exigidos para solicitação de créditos especiais.

2. Solicitar aprovação do orientador
Responsável: Aluno
Referência: PA070 | Solicitação créditos especiais
Descrição: O aluno deverá solicitar a seu orientador que aprove sua solicitação, preencha o PA070 e o envie à secretaria.

3. Entregar documentos na secretaria
Responsável: Aluno
Descrição: O aluno deverá entregar à secretaria os documentos que comprovem o que foi apresentado na solicitação (certificados, carta de aceite da revista, cópia de artigo, etc.).

4. Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação de créditos especiais do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

5. Julgar solicitação
Responsável: CCP
Referência: Regulamento do Programa (CCP)
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar os documentos apresentados pelo aluno seguindo os critérios do Regulamento e aprovar ou não a solicitação, havendo possibilidade de alteração da quantidade de créditos solicitados.

6. Enviar documentos à CPG
Responsável: Secretaria
Referência: PA071 | Encaminhamento CPG solicitação créditos especiais
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada pela CCP, a secretaria deverá enviar à CPG os documentos apresentados pelo aluno e o PA071. Caberá à CPG inserir os créditos, aprovados pela CCP, no sistema Janus.

Informar o procedimento e os documentos necessários para que sejam solicitados créditos especiais de atividades desenvolvidas por alunos do programa de pós-graduação.

1. Solicitar aproveitamento
Responsável: Aluno
Referência: PA037 | Formulário aproveitando disciplina
Descrição: O aluno deverá solicitar a IES onde cursou a disciplina uma declaração que conste as seguintes informações da disciplina: nome e sigla da disciplina cursada, dados da disciplina (ementa, objetivos…), conceito, frequência, carga horária e datas de início e de término da disciplina. O aluno deverá preencher o PA037 e entregá-lo junto com a declaração na secretaria, já com as assinaturas dos responsáveis.
Obs.: Caso a disciplina tenha sido cursada no próprio Porgrama, o aluno deverá entregar apenas o PA037. A declaração não será necessária.

2. Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação de aproveitamento de disciplina do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

3. Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar os documentos apresentados pelo aluno interessado e aprovar ou não sua solicitação.

4. Cadastrar aproveitamento no Janus

4.1. Cadastrar créditos (disciplinas) cursadas fora da USP
Responsável: Secretaria
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada, a secretaria deverá acessar o sistema Janus > “Aluno regular” > “Curso do aluno” > “Créditos” > “Disciplinas cursadas fora da USP” > Inserir o número USP ou o nome do aluno > “Busca rápida” > preencher os campos destacados em vermelho na figura abaixo > “Inserir”.
Obs.: Consultar a “ficha do aluno” para verificar se o cadastro foi realizado com sucesso.

4.2. Cadastrar créditos (disciplinas) cursadas na USP
Responsável: SVPosGr
Descrição: Quando a disciplina tiver sido cursada no próprio Programa ou em qualquer outro Programa de Pós-Graduação da USP, como aluno especial, a secretaria deverá bater os carimbos de “Aprovado pela CCP em: __/__/____” (inserir a data de aprovação) e “Encaminha-se à CPG. Ciente” no PA037, coletar a assinatura do Coordenador do Programa e encaminhar os documentos para que o SVPosGr possa realizar o cadastro no sistema Janus.

Solicitar equivalência de disciplina já cursada em outro período.

1. Realizar equivalência ou reconhecimento de título obtido em território nacional

1.1 Solicitar documentação ao interessado
Responsável: Secretaria
Descrição: Ao identificar que o aluno ou docente recém-ingressante seja formado em instituição de ensino que não seja a USP, a secretaria deverá comunicá-lo da necessidade de realizar a equivalência ou reconhecimento de título e solicitar que apresente à secretaria certificados e históricos de sua formação acadêmica.

1.2. Enviar documentos à secretaria
Responsável: Aluno/docente
Descrição: O aluno ou docente deverá apresentar à secretaria os documentos solicitados para que seja efetuada a equivalência ou reconhecimento dos títulos.

1.3. Elaborar Ofício de solicitação
Responsável: Secretaria
Referência: PA066 | Ofício equivalência título
Descrição: A secretaria deverá elaborar um ofício solicitando equivalência ou reconhecimento de títulos do interessado.

1.4. Enviar documentos à SVPGr
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá enviar o ofício junto com os documentos apresentados pelo interessado à SVPGr que será responsável pela continuidade do processo.

2. Realizar equivalência ou reconhecimento de título obtido no exterior

2.1 Solicitar reconhecimento de título
Responsável: Interessado
Descrição: Caso queira que o título tenha validade em todo o território nacional, o interessado deverá abrir processo junto à Secretaria Geral da USP, em São Paulo. Mais informações podem ser obtidas no link http://www.usp.br/secretaria/?p=1949

2.2. Solicitar equivalência de título
Responsável: Interessado
Descrição: Caso o interessado queira que o diploma seja aceito apenas dentro da Universidade de São Paulo, por exemplo, para cursar pós-doutorado ou prestar concurso para docente na USP, ele deverá solicitar a equivalência do título em qualquer unidade da USP que tenha um curso semelhante ao cursado por ele, isto é, se o curso for de Engenharia, a solicitação poderá ser realizada na Escola de Engenharia de São Carlos. Para isso, o interessado deverá encaminhar um requerimento ao Diretor da unidade, solicitando a aceitação da equivalência do título, especificando qual o título obtido e em qual universidade. Além do requerimento, ele deverá entregar uma cópia do diploma ou documento que comprove a obtenção do título, cópia do histórico escolar, uma cópia da dissertação ou tese defendida e, caso haja, outros documentos referentes ao curso.

2.3. Enviar documentos à Diretoria da unidade da USP
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá entregar os documentos na Diretoria da unidade da USP que tenha um curso semelhante ao cursado por ele.

Efetuar equivalência ou reconhecimento de títulos (Mestre, Doutor ou Livre-Docente) obtidos em outras instituições de ensino, de outorgados pela USP.

1. Credenciar Docentes

1.1 Solicitar credenciamento
Responsável: Docente
Referência: Regulamento CCP
PA078 | Formulário credenciamento professor
PA100 | Solicitação credenciamento docentes
Descrição: Para solicitar credenciamento, o docente deve atender aos critérios do atual regulamento do Programa e deverá entregar na secretaria o PA078, o PA100, cópia do currículo Lattes. Caso necessário, também deverá entregar cópia dos comprovantes dos critérios exigidos no RR019 (publicação em JCR, participação em projeto, orientações concluídas, etc).

1.2. Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente na pauta da próxima reunião da CCP.

1.3. Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar os documentos apresentados pelo docente interessado e aprovar ou não sua solicitação.

1.4. Cadastrar Docente no Janus
Responsável: SVPosGR
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada pela CCP a secretaria deverá solicitar ao SVPosGr o cadastramento do docente, no sistema Janus.

2. Recredenciar Docentes

2.1 Solicitar recredenciamento
Responsável: Docente
Referência: Regulamento CCP
PA014 | Carta credenciamento docente
PA078 | Formulário credenciamento professor
Descrição: Para solicitar o recredenciamento, o docente deve atender aos critérios do atual regulamento do Programa e deverá entregar na secretaria o PA014, o PA078 e cópia do currículo Lattes. Caso necessário, também deverá entregar cópia dos comprovantes dos critérios exigidos no regulamento vigente (publicação em JCR, participação em projeto, orientações concluídas, etc).

2.2. Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente na pauta da próxima reunião da CCP.

2.3. Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar os documentos apresentados pelo docente interessado e aprovar ou não sua solicitação.

2.4. Cadastrar Docente no Janus
Responsável: SVPosGr
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada pela CCP a secretaria deverá solicitar ao SVPosGr o recadastramento do docente, no sistema Janus.

Descrever atividades e documentos necessários para docentes que desejam ser orientadores credenciados no programa de pós-graduação.

1. Credenciar nova disciplina

1.1 Solicitar nova disciplina
Responsável: Docente
Referência: PA039 | Formulário de apresentação de disciplina
Descrição: Para solicitar a inserção de uma nova disciplina, no catálogo de disciplinas do programa de pós-graduação da EESC, o docente deverá preencher e entregar à secretaria o PA039.

1.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente na pauta da próxima reunião da CCP.

1.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo docente e aprovar ou não a nova disciplina.

1.4 Credenciar nova disciplina
Responsável: Secretaria
Descrição: Caso aprovado a nova disciplina, a secretaria deverá cadastra-la no sistema Janus: “Disciplina” > “Criar, editar credenciar” > “Criar nova disciplina” > Preencher as informações sobre a disciplina > “Criar disciplina” > Preencher as informações sobre o responsável pela disciplina >”Incluir responsável”.

2. Descredenciar disciplina
Responsável: Janus
Descrição: O descredenciamento da disciplina será feito automaticamente, pelo sistema Janus, ao final de sua validade, consequentemente, para inserir novas turmas nesta disciplina, será necessário efetuar seu recredenciamento.

3. Recredenciar disciplina

3.1 Solicitar recredenciamento da disciplina
Responsável: Docente
Referência: PA039 | Formulário de apresentação de disciplina;
PA074 | Ofício recredenciamento disciplina
Descrição: Caso a disciplina seja descredenciada pelo sistema Janus o docente deverá preencher e entregar à secretaria o Pa039 e o Pa074.

3.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente na pauta da próxima reunião da CCP.

3.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo docente e aprovar ou não o recredenciamento da disciplina.

3.4 Recredenciar disciplina
Responsável: Secretaria
Descrição: Caso aprovado, o recredenciamento da disciplina deverá ser efetuado no sistema Janus pela secretaria seguindo a sequência: “Disciplina” > “Criar, editar e credenciar” > Inserir sigla ou parte do nome da disciplina > “Buscar” > Selecionar na disciplina desejada “Incluir nova proposição” > preencher as informações da disciplina > “Incluir nova proposição” > selecionar docente responsável pela disciplina > “Incluir responsável” > Preencher os campos restantes > “Credenciar e ativar a disciplina”.

4. Atualizar disciplina

4.1 Solicitar atualização da disciplina
Responsável: Docente
Referência: PA072 | Ofício atualização disciplina;
PA039 | Formulário de apresentação de disciplina
Descrição: Para solicitar atualização da disciplina, o docente deverá preencher e entregar à secretaria o PA072 e o PA039.

4.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente na pauta da próxima reunião da CCP.

4.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar os documentos apresentados pelo docente interessado e aprovar ou não sua solicitação.

4.4 Atualizar no sistema Janus
Responsável: Secretária
Descrição: Caso seja aprovado, secretária deverá acessar o sistema Janus: “Disciplina” > “Criar, editar e credenciar disciplinas” > “Buscar” > Selecionar a disciplina > “Editar dados da disciplina” > Alterar as informações que foram solicitadas > “Salvar disciplina”.

5. Oferecer disciplina

5.1 Encaminhar formulário aos docentes
Responsável: Secretaria
Referência: PA036 | Formulário oferecer disciplinas
Descrição: A secretaria deverá imprimir e encaminhar aos docentes o PA036 em todo final de semestre, para que seja informado as disciplinas e horários das aulas do proximo semestre.

5.2 Preencher e devolver o formulário
Responsável: Docente
Referência: PA036 | Formulário oferecer disciplinas
Descrição: O docente deverá preencher o PA036 e entregá-lo à secretaria.

5.3 Incluir professor colaborador

5.3.1 Solicitar inclusão de professor colaborador
Responsável: Docente
Referência: PA073 | Ofício colaboração disciplina
Descrição: O docente interessado em incluir um professor como colaborador em sua disciplina deverá elaborar um documento de solicitação, seguindo o PA073 e enviá-lo à secretaria.

5.3.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente na pauta da próxima reunião da CCP.

5.3.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação do docente interessado e aprovar ou não.

5.4 Conferir disciplinas
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá conferir no sistema Janus se as disciplinas escolhidas pelos docentes estão ativas seguindo os seguintes passos: “Disciplina” > “Consultas” > “Lista das disciplinas” > Inserir a sigla da disciplina > selecionar “Sim” para “Atual” > “Buscar” > “Conceito” > verificar se a data que a disciplina será ministrada está dentro do período de oferecimento

5.5 Reservar Laboratórios
Responsável: Secretaria
Referência: IT042 | Reservar sala.
Descrição: Para reservar os laboratórios para as aulas, a secretaria deverá conferir as datas, horários e locais escolhidos pelos professores da pós-graduação com as dos professores da graduação para que não haja conflito. Caso haja alguma igualdade, a secretária deverá contatar os docentes e informá-los da necessidade de alteração e apresentar possíveis alternativas. Para reservar os laboratórios a secretaria deverá seguir a IT042.

5.6 Inserir nova turma das disciplinas
Responsável: Secretaria
Descrição: Para inserir uma nova turma a secretaria deverá seguir os seguintes passos no sistema Janus: “Disciplina” > “Turmas” > inserir a sigla ou parte do nome da disciplina > “Buscar disciplina e incluir nova turma” > Selecionar a disciplina > preencher os campos de ”período das aulas” e “vagas para alunos” > “Incluir turma” > preencher o “horário das aulas” > “Incluir horário” > inserir os professores ministrantes > “Incluir ministrante” > Caso haja colaborador Inserir nº USP ou nome > “Incluir colaborador”.

5.7 Atualizar calendário
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá atualizar as disciplinas e horários do calendário de aula.

Definir todos os procedimentos necessários para gerenciar as disciplinas do programa de pós-graduação em Engenharia de Produção da EESC-USP.

1. Enviar caderneta à secretaria
Responsável: Docente
Descrição: O docente deverá enviar à secretaria a caderneta com as notas e frequência dos alunos.

2. Cadastrar notas e frequências finais
Responsável: Docente/Secretaria
Descrição: Entrar no sistema Janus > “Disciplina” > “Consultas” > “Matrícula, conceito e frequência” > inserir a sigla da disciplina no campo de pesquisa > “Buscar” > selecione a turma > “Conceito e frequência” > verificar se o docente lançou os conceitos e as frequências no sistema > “Salvar consolidação”.

Obs.: Caso o docente não tenha lançado as notas, não será possível consolidar.

Publicar as notas e frequências dos alunos de pós-graduação no sistema Janus.

1. Mudança de orientação acadêmica

1.1 Conferir orientações
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá conferir no sistema Janus > “docente/orientado” > “lista de orientador” > inserir nº USP ou nome do docente > “busca rápida” > conferir quantidade de orientados, sendo que a mudança somente poderá ser realizada caso o orientador possua menos de 10 orientados.

1.2 Solicitar mudança
Responsável: Secretaria
Referência: PA082 | Ofício mudança orientação acadêmica
Descrição: Caso o orientador tenha vaga, a secretaria deverá preencher o PA082 e enviá-lo para a CPG.

1.3 Realizar mudança
Responsável: CPG
Descrição: Caberá a CPG realizar a mudança de orientação acadêmica para orientação plena.

2. Mudança de orientação solicitada pelo aluno

2.1 Solicitar mudança
Responsável: Aluno
Referência: PA083 | Ofício mudança orientador aluno
Descrição: Para solicitar mudança de orientação, o aluno deverá preencher o PA083 e entregá-lo na secretaria.

2.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação de mudança de orientação do aluno na pauta da próxima reunião da CCP.

2.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo aluno e aprovar ou não.

2.4 Enviar documentos à SVPGr
Responsável: Secretaria
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada pela CCP, a secretaria deverá enviá-la à CPG, com o carimbo “encaminha-se a CPG” e com a assinatura do coordenador. Caberá à SVPGr realizar a alteração no sistema.

3. Mudança de orientação solicitada pelo orientador

3.1 Solicitar mudança
Responsável: Orientador
Referência: PA084 | Ofício mudança orientador docente
Descrição: Para solicitar mudança de orientação, o orientador deverá preencher o PA083 e entregá-lo à secretaria. Neste caso, o orientador deverá apresentar uma justificativa circunstanciada.

3.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação do docente para mudança de orientação na pauta da próxima reunião da CCP.

3.3 Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada pelo docente e aprovar ou não.

3.4 Enviar documentos ao SVPGr
Responsável: Secretaria
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada pela CCP, a secretaria deverá enviá-la à CPG, com o carimbo “encaminha-se a CPG” e com a assinatura do coordenador. Caberá à SVPGr realizar a alteração no sistema.

Definir o procedimento necessário para efetuar a mudança de orientação acadêmica, a solicitada pelo aluno ou pelo orientador.

1. Trancar matrícula

1.1 Solicitar trancamento da matrícula
Responsável: Aluno(a)
Referência: Sistema Janus > “Requerimento”
Descrição: O trancamento da matrícula deverá ser solicitado via sistema Janus > “Requerimentos” > opção “Trancamento de matrícula” pelo(a) aluno(a). O(A) aluno(a) deverá indicar o tipo/motivo de trancamento que deseja solicitar (saúde, gravidez, profissional, saúde na família, ou outro – neste caso, indicar qual o motivo), indicar o prazo pretendido, a data de início e justificar o pedido. Além disso, é obrigatório anexar no requerimento os documentos que comprovem o pedido (atestado médico, carta do empregador, …) e a carta do(a) orientador(a) com parecer circunstanciado, confirmando também que o(a) aluno(a), ao voltar do trancamento, terá tempo hábil para terminar a dissertação/tese.
Obs.: Em caso de trancamento por motivo de saúde, no atestado deverá constar: o CID, o prazo pretendido e a data de início do afastamento.

1.2 Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir o requerimento de trancamento na pauta da próxima reunião da CCP.

1.3 Julgar Solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar o requerimento e a documentação apresentados pelo interessado e aprovar ou não a solicitação.

1.4  Enviar documentos para o SVPosGr
Responsável: Secretaria
Referência: OTRS
Descrição: Em caso de aprovação do trancamento da matrícula pela CCP, a secretaria deverá encaminhar o requerimento, via sistema OTRS, para o Serviço de Pós-Graduação (SVPosGr) da EESC para que o trancamento da matrícula seja cadastrado no sistema Janus.

1.5 Informar o resultado para o(a) aluno(a)
Responsável: Secretaria
Referência: OTRS
Descrição: Assim que o cadastro for realizado pelo SVPosGr, a secretaria deverá responder o requerimento para o(a) aluno(a) e encerrá-lo.

2. Solicitar licença maternidade e paternidade

2.1 Solicitar licença maternidade/paternidade
Responsável: Aluno(a)
Referência: Sistema Janus > “Requerimento”
Descrição: A licença deverá ser solicitado via sistema Janus > “Requerimentos” > opção “Trancamento de matrícula” pelo(a) aluno(a). O(A) aluno(a) deverá o tipo de trancamento a ser solicitação (licença maternidade ou paternidade) e indicar o prazo pretendido. Além disso, é obrigatório anexar uma cópia da certidão de nascimento da criança no requerimento. A licença será concedida a partir da data do nascimento da criança.

2.2 Enviar requerimento para manifestação do orientador e da Coordenação
Responsável: Secretaria
Referências: sistema OTRS (secretaria) e e-mail (docente/coordenador)
Descrição: a secretaria deverá encaminhar o requerimento, via sistema OTRS, para manifestação de ciência do(a) orientador(a). O(A) orientador(a) deverá responder o e-mail enviado pelo OTRS. Em seguida, o requerimento com o registro da manifestação do(a) orientador(a) deverá ser enviado pela secretaria para a manifestação de ciência do(a) Coordenador(a).

2.3 Enviar documentos para o SVPosGr
Responsável: Secretaria
Referência: OTRS
Descrição: Após a manifestação do(a) Coordenador(a), a secretaria deverá encaminhar o requerimento, via sistema OTRS, para o Serviço de Pós-Graduação (SVPosGr) da EESC para que o trancamento seja cadastrado no sistema Janus.

2.4 Informar o resultado para o(a) aluno(a)
Responsável: Secretaria
Referência: OTRS
Descrição: Assim que o cadastro for realizado pelo Serviço de Pós-Graduação, a secretaria deverá responder o requerimento para o(a) aluno(a) e encerrá-lo.

Descrever atividades e documentos necessários para solicitar trancamento ou licença-maternidade.

1. Solicitação de coorientação – docente da USP credenciado

1.1 Consultar regulamento
Responsável: Orientador/aluno/interessado
Referência: Regimento de pós-graduação
Regulamento CCP
Descrição: Os interessados deverão consultar o Regimento de Pós-Graduação e o Regulamento do Programa (item “ORIENTADORES E COORIENTADORES”) para informar-se dos critérios exigidos para solicitação de coorientação.

1.2 Solicitar coorientação
Responsável: Orientador/aluno/orientador
Referência: PA092 | Solicitação co-orientação docente USP credenciado
PA093 | Solicitação co-orientação pedido orientador
Descrição: Para solicitar a coorientação os interessados deverão entregar/enviar para a secretaria a seguinte documentação: PA092, PA093, ficha do aluno atualizada, plano de pesquisa do aluno impresso e currículo lattes do coorientador.

1.3 Entregar a documentação
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá entregar/enviar toda a documentação necessária na secretaria.

2. Solicitação de coorientação – docente externo

2.1 Consultar regulamento
Responsável: Orientador/interessado/Aluno
Referência: Regimento de pós-graduação
Regulamento CCP
Descrição: Os interessados deverão consultar o Regimento da Pós-Graduação e o Regulamento do Programa (item “ORIENTADORES E COORIENTADORES”) para informar-se dos critérios exigidos para solicitação de coorientação.

2.2 Providenciar documentação para credenciamento específico
Responsável: Docente/interessado
Referência: PA093 | Solicitação co-orientação pedido orientador
PA094 | Solicitação credenciamento e co-orientação docente externo
PA095 | Manifestação concordância docente e chefe de departamento
Descrição: Após consultar o Regimento e o Regulamento do Programa, os interessados deverão providenciar o PA093, o PA094, o PA095 e o currículo lattes atualizado para solicitar à CCP seu credenciamento específico.

2.3 Entregar a documentação
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá entregar toda a documentação necessária na secretaria.

3. Inserir na pauta da reunião
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá inserir a solicitação na pauta da próxima reunião da CCP.

4. Julgar solicitação
Responsável: CCP
Descrição: Os membros da CCP deverão avaliar a solicitação apresentada e aprová-la ou não.

5. Enviar documentos à SVPGr
Responsável: Secretaria
Referência: PA096 | Encaminhamento CPG solicitação co-orientação
Descrição: Caso a solicitação seja aprovada pela CCP, a secretaria deverá enviar o PA096 e toda a documentação à CPG. Caberá à SVPGr realizar a alteração no sistema.

Informar como proceder, solicitar e cadastrar uma coorientação de docente da própria ou de outra IES.

I-INSTRUÇÕES GERAIS (INDEPENDENTE DO TIPO DE SOLICITAÇÃO)

1.Consultar possibilidade de utilização da verba (saldo disponível)

Responsável: Docente/Interessado(a)
Referência: Planilha de distribuição de verba (enviada por e-mail)
Descrição: O(A) docente/interessado(a) deverá verificar na planilha disponibilizada pela secretaria/Coordenação se possui saldo disponível para ser utilizado.

2.Consultar a situação cadastral da(s) empresa(s)*

Responsável: Docente/Interessado(a)
Referências: SINTEGRA (https://www.sintegra.gov.br) ou CADIN (https://www.fazenda.sp.gov.br/cadin_estadual/pages/publ/cadin.aspx)
Descrição: A situação cadastral da(s) empresa(s) deverá ser consultada no Sistema SINTEGRA ou CADIN para verificar se há algum tipo de restrição/impedimento fiscal. Uma cópia da consulta – arquivo .PDF –  deverá ser anexada na requisição.

ATENÇÃO: (1) A consulta DEVERÁ ser realizada para: (i) compra de material; (ii) contratação de serviço; (iii) compra de passagem aérea; (iv)  participação em eventos (organizadora do evento); (2) O pagamento somente será possível para pessoa jurídica (com CNPJ).

*Esse procedimento não é necessário para: (i) solicitação de auxílio diário; (ii) compra de passagem rodoviária

3.Encaminhar requisição e os documentos pertinentes à requisição
Responsável: Docente/Interessado(a)
Referência: Formulário (REQUISIÇÃO – RECURSO CAPES/PROAP AUXPE) – link do formulário disponibilizado exclusivamente para o docente, por e-mail.
Descrição: Após confirmar a possibilidade de utilização da verba, para efetuar a solicitação, o(a) docente/interessado(a) deverá preencher e enviar o formulário “REQUISIÇÃO – RECURSO CAPES/PROAP AUXPE”. No formulário, DEVERÃO ser anexados os documentos pertinentes ao pedido. Ex.: Consulta da situação cadastral da(s) empresa(s); 3 orçamentos/cotações; opções de voos; modelo de material a ser adquirido; convite/informações do evento; artigo (e/ou dados do artigo) a ser revisado/traduzido/publicado, entre outros.

ATENÇÃO: (1) Os orçamentos/cotações DEVEM ser em papel timbrado da empresa e devem ter a mesma descrição do material/serviço. Além disso, DEVEM conter, obrigatoriamente, o nome da Coordenadora do Programa, o nome do Programa de Pós-Graduação, não podendo ser retirados da Internet; (2) Para solicitação referente à compra de passagem aérea, obrigatoriamente, pelo menos 1 (um) dos orçamentos/cotações DEVE ser emitido por empresa/agência de viagem, em papel timbrado da empresa, contendo o nome da Coordenadora do Programa e do Programa de Pós-Graduação. Os demais orçamentos/cotações poderão ser de site oficinal de companhia aérea (ex.: Gol, TAM, Azul, entre outras). Porém, as passagens só poderão ser compradas via empresa/agência de viagem, mediante autorização da Coordenação.

4.Confirmar informações enviadas

Responsável: Secretaria/Coordenação
Referências: Planilha de distribuição de verba (enviada por e-mail) / Resposta do Formulário (REQUISIÇÃO – RECURSO CAPES/PROAP AUXPE)
Descrição: A secretaria e a Coordenação deverão conferir se as informações enviadas pelo(a) docente/interessado(a) estão dentro das normas estabelecidas pela CAPES, se a/o compra/serviço atende a alínea indicação no peticionamento, se (a) docente/interessado(a) tem saldo disponível e se a requisição foi preenchida corretamente.

5.Dar resposta ao docente referente à requisição

Responsável: Secretaria/Coordenação
Descrição: O(A) Coordenador(a) aprovará ou não a requisição. A secretaria enviará um e-mail para o docente/interessado com a resposta da Coordenação e com as demais informações necessárias para a realização da compra/pagamento.

ATENÇÃO: Somente após a resposta do(a) Coordenador(a) é que o processo de compra/contratação poderá ser iniciado pelo(a) docente/interessado(a).

II-PROCEDIMENTO PARA COMPRA E/OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO

1.Realizar a compra e/ou contratação do serviço

Responsável: Docente/Interessado(a)
Descrição: Seguir todas as orientações descritas no item “I-INSTRUÇÕES GERAIS (INDEPENDENTE DO TIPO DE SOLICITAÇÃO)”. Após a autorização do(a) Coordenador(a) a compra/contratação deve ser realizada pelo(a) docente/Interessado(a).

2.Solicitar documento fiscal para pagamento

Responsável: Docente/Interessada(a)
Referências: nfe@eesc.usp.br / posgraduacao.producao@eesc.usp.br
Descrição: O(A) docente/interessado(a) deverá orientar o fornecedor sobre as informações OBRIGATÓRIA que devem constar na NFE (Nota Fiscal Eletrônica), na NFS (Nota Fiscal Eletrônica de Serviço), na INVOICE e no recibo (quando necessário):

– Nome do(a) coordenador(a)
– CPF do(a) coordenador(a)
– Nome do Programa
– Endereço do Programa/USP
– Dados do Recurso
– Outras informações pertinentes*

*Esses dados serão fornecidos pela secretaria do Programa, caso o(a) Coordenador(a) autorize o requerimento/pagamento.

O(A) docente/interessado(a) também deverá solicitar ao fornecedor que encaminhe arquivo XML da NFE para: nfe@eesc.usp.br e para posgraduacao.producao@eesc.usp.br .

ATENÇÃO: (1) Todo e qualquer documento para pagamento com recurso CAPES tem que ser em nome do(a) Coordenador(a), com CPF do(a) mesmo(a); (2) No caso de pagamento via transferência bancária: A conta bancária para realizar o pagamento deverá ser inserida no campo “Dados adicionais” da NF; (3) No caso de pagamento por boleto: o boleto deverá ser entregue ou enviado por e-mail (posgraduacao.producao@eesc.usp.br) para a secretaria. O boleto deve ser emitido em favor do mesmo CNPJ do emissor da Nota fiscal (não é aceito pagamento de boleto para empresa diferente do emissor da NF). O prazo de vencimento do boleto deverá ser de pelo menos 7 dias; (4) Assim que a compra for realizada, entregar/enviar uma cópia NF e/ou do boleto na secretaria do Programa.

3-Realizar pagamento e prestação de contas

Responsável: Coordenação/Serviço de Convênios (SVConv)
Descrição: Caberá ao Serviço de Convênios (SVConv) da EESC verificar a autenticidade da Nota Fiscal. Após conferência da NF (Nota Fiscal), caberá ao(à) Coordenador(a) do Programa efetuar o pagamento via terminal de autoatendimento do Banco do Brasil. Assim que o pagamento for realizado, o(a) Coordenador(a) precisará entregar o comprovante para a secretaria. A secretaria fará a justificativa da compra/serviço no verso da NF (Nota Fiscal) e enviará o documento para o Serviço de Convênios, que ficará responsável pela prestação de contas no sistema da CAPES (SIPREC).

ATENÇÃO: O pagamento não deve ser realizado pelo(a) docente/interessado(a). O pagamento precisa ser realizado pelo(a) Coordenador(a) do Programa, após conferência de documentação pelo Serviço de Convênios (SVConv) da EESC.

III-PROCEDIMENTO PARA COMPRA DE PASSAGEM AÉREA

1-Realizar reserva/compra das passagens

Responsável: Docente/Interessado(a)/passageiro(a)
Descrição: Seguir todas as orientações descritas no item “I-INSTRUÇÕES GERAIS (INDEPENDENTE DO TIPO DE SOLICITAÇÃO)”. O(A) docente/interessado(a)/passageiro(a) deverá entrar em contato com a agência de viagem/turismo para realizar a reserva/compra das passagens. A agência deverá emitir Fatura e NF (Nota Fiscal), com as seguintes informações:

– Nome do(a) coordenador(a)
– CPF do(a) coordenador(a)
– Nome do Programa
– Endereço do Programa/USP
– Dados do Recurso
– Nome do(a) passageiro(a)
– Outras informações pertinentes*

*Esses dados serão fornecidos pela secretaria do Programa, caso o(a) Coordenador(a) autorize o requerimento/pagamento.

A agência deverá encaminhar em até 48 horas o arquivo XML da NFE para: nfe@eesc.usp.br e posgraduacao.producao@eesc.usp.br .

ATENÇÃO: (1) As passagens só poderão ser compradas em uma agência de viagem. A compra não pode ser realizada em sites; (2) Assim que a compra for realizada, entregar/enviar uma cópia NF na secretaria do Programa.

2-Realizar pagamento

Responsável: Coordenação
Descrição: Caberá ao Serviço de Convênios (SVConv) da EESC verificar a autenticidade da Nota Fiscal. Após conferência da NF, caberá ao(à) Coordenador(a) do Programa efetuar o pagamento via terminal de autoatendimento do Banco do Brasil. Assim que o pagamento for realizado, o(a) Coordenador(a) precisará entregar o comprovante para a secretaria.

ATENÇÃO: (1) O pagamento não deve ser realizado pelo(a) docente/interessado(a). O pagamento precisa ser realizado pelo(a) Coordenador(a) do Programa, após conferência de documentação pelo SVConv da EESC.

3-Realizar prestação de contas

Responsável: Docente/Interessado(a)/Passageiro(a)/Secretaria/Serviço de Convênios
Descrição: Assim que retornar da viagem, o(a) docente/interessado(a)/passageiro(a) deverá entregar na secretaria os tickets de embarque (originais). A secretaria deverá colar os tickets em uma folha sulfite e escrever uma justificativa referente à compra. Enviar a NF (Nota Fiscal) e os tickets, devidamente justificados, deverão ser enviados para o Serviço de Convênios, que ficará responsável pela prestação de contas no sistema da CAPES (SIPREC).

IV-PROCEDIMENTO PARA COMPRA DE PASSAGEM RODOVIÁRIA

1-Realizar compra das passagens

Responsável: Docente/Interessado(a)/passageiro(a)
Descrição: Seguir todas as orientações descritas no item “I-INSTRUÇÕES GERAIS (INDEPENDENTE DO TIPO DE SOLICITAÇÃO)”, EXCETO o item “2-Consultar a situação cadastral da(s) empresa(s)”.

ATENÇÃO: (1) As passagens só poderão ser compradas diretamente em empresa rodoviária. A compra não poderá ser realizada em sites.

2-Realizar pagamento

Responsável: Docente/Interessado(a)/passageiro(a)
Descrição: Excepcionalmente, no caso de passagem rodoviária, o pagamento deverá ser realizado pelo(a) docente/Interessado(a)/passageiro(a), pois ocorrerá reembolso. Para que o reembolso possa ser realizado, o(a) docente/Interessado(a)/passageiro(a) deverá entregar os tickets de embarque (originais), assim que retornar de viagem.
Além disso, também deverá informar seus dados bancários para a secretaria (para a realização do reembolso), via e-mail (posgraduacao.producao@eesc.usp.br), com o assunto: “Reembolso – passagem rodoviária”

ATENÇÃO: (1) Nesse caso, os tickets de embarque deverão sair em nome do(a) docente/Interessado(a)/passageiro(a).

3-Realizar prestação de contas

Responsável: Docente/Interessado(a)/Passageiro(a)/Secretaria/Serviço de Convênios (SVConv)
Descrição: Assim que retornar da viagem, o(a) docente/interessado(a)/passageiro(a) deverá entregar na secretaria os tickets de embarque (originais). A secretaria deverá colar os tickets em uma folha sulfite e escrever uma justificativa referente à compra. Este documento deverá ser enviado para o Serviço de Convênios, que ficará responsável pela prestação de contas no sistema da CAPES (SIPREC).

V-PROCEDIMENTO PARA PARTICIPAÇÃO EM EVENTO

1-Realizar inscrição no evento

Responsável: Docente/Interessado(a)/participante
Descrição: Seguir todas as orientações descritas no item “I-INSTRUÇÕES GERAIS (INDEPENDENTE DO TIPO DE SOLICITAÇÃO)”. O(A) docente/interessado(a)/participante deverá entrar em contato com a organizadora do evento para solicitar a emissão da NFS (Nota Fiscal de Serviço), com as seguintes informações:

– Nome do(a) coordenador(a)
– CPF do(a) coordenador(a)
– Nome do Programa
– Endereço do Programa/USP
– Dados do Recurso
– Nome do(a) participante
– Outras informações pertinentes*

*Esses dados serão fornecidos pela secretaria do Programa, caso o(a) Coordenador(a) autorize o requerimento/pagamento.

A organizadora do evento  deverá encaminhar em até 48 horas o arquivo XML da NFE para: nfe@eesc.usp.br e posgraduacao.producao@eesc.usp.br .

ATENÇÃO: (1) Assim que a compra for realizada, entregar/enviar uma cópia NF na secretaria do Programa.

2-Realizar pagamento

Responsável: Coordenação
Descrição: Caberá ao Serviço de Convênios (SVConv) da EESC verificar a autenticidade da Nota Fiscal (NF). Após conferência da NF, caberá ao(à) Coordenador(a) do Programa efetuar o pagamento via terminal de autoatendimento do Banco do Brasil. Assim que o pagamento for realizado, o(a) Coordenador(a) precisará entregar o comprovante para a secretaria. A secretaria fará o envio do documento para o Serviço de Convênios, que ficará responsável pela prestação de contas no sistema da CAPES (SIPREC).

3-Realizar prestação de contas

Responsável: Docente/Interessado(a)/Participante/Coordenação/Serviço de Convênios (SVConv)
Descrição: Assim que retornar da viagem, o(a) docente/interessado(a)/participante deverá entregar na secretaria o certificado de participação/apresentação. A secretaria deverá encaminhar o certificado para o Serviço de Convênios, que ficará responsável pela finalização da prestação de contas no sistema da CAPES (SIPREC).

VI-PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE AUXÍLIO DIÁRIO

1-Solicitar auxílio diário

Responsável: Docente/Interessado(a)
Descrição: Seguir todas as orientações descritas no item “I-INSTRUÇÕES GERAIS (INDEPENDENTE DO TIPO DE SOLICITAÇÃO)”, EXCETO o item “2-Consultar a situação cadastral da(s) empresa(s)”.

ATENÇÃO: (1) O auxílio será pago SOMENTE após o retorno da viagem.

2-Entregar documentos pertinentes

Responsável: Docente/Interessado(a)/Professor visitante
Descrição: Assim que retornar da viagem, o(a) docente/interessado(a)/professor visitante deverá entregar os documentos necessários referentes à prestação de contas da viagem:
(i) Quando se tratar de trabalho de campo/visita técnica: entregar relatório de atividades;
(ii) Quando de tratar de participação em evento: entregar certificado de participação/apresentação;
(iii) Em caso de professor visitante participando de banca presencial: cópia da ata de defesa/qualificação ou do certificado de participação.
Além disso, também deverá informar seus dados bancários para a secretaria, via e-mail (posgraduacao.producao@eesc.usp.br), com o assunto: “Prestação de contas – pagamento de auxílio diário”.

3-Confeccionar recibo

Responsável: Secretaria
Referência: Modelo A ou Modelo B da CAPES
Descrição: Após autorização da despesa, a secretaria confeccionará o recibo – Modelo A ou Modelo B da CAPES – de acordo com as informações inseridas na requisição. Assim que o recibo for confeccionado, ele será enviado para o(a) docente/aluno(a)/professor visitante assinar.

ATENÇÃO: (1) no caso de viagem internacional será necessário imprimir a cotação do dólar, do site do Banco Central, referente ao último dia do evento.

4-Assinar o recibo

Responsável: Docente/Aluno(a)/Professor visitante
Descrição: O(A) docente/aluno(a)/professor visitante deverá verificar se as informações do recibo estão corretas, assiná-lo e entregá-lo (documento original) na secretaria.

5-Realizar pagamento e prestação de contas

Responsáveis: Coordenação/Serviço de Convênios (SVConv)
Descrição: Caberá ao Serviço de Convênios (SVConv) da EESC conferir o recibo e os demais documentos enviados para prestação de contas. Após conferência, caberá ao(à) Coordenador(a) do Programa efetuar o pagamento via terminal de autoatendimento do Banco do Brasil. Assim que o pagamento for realizado, o(a) Coordenador(a) precisará entregar o comprovante para a secretaria. A secretaria fará o envio do documento para o Serviço de Convênios, que ficará responsável pela prestação de contas no sistema da CAPES (SIPREC).

Informar como proceder e solicitar recursos referentes à verba CAPES PROAP AUXPE